Als Projektleiter, Product Owner im agilen Umfeld, Business Analyst, etc. benötigt man unterschiedlichste Werkzeuge um seine Arbeit zu erledigen. Je nach Unternehmen gibt es mehr oder weniger Standards die normalerweise genutzt werden. Aber manchmal ist genau das nicht dabei, was man gerade bräuchte. Deshalb möchte ich hier eine kleine, willkürliche Auswahl von drei kostenfreien Software-Werkzeugen vorstellen, welche sich als durchaus nützlich erwiesen haben. Nachdem die Microsoft Office Suite nach meiner Erfahrung so gut wie immer zum Einsatz kommt, handelt es sich hier um Tools abseits des Mainstream von Präsentation, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.

In den ersten Phasen eines Projekts bzw. einer Neuentwicklung gilt es oft, neue Lösungen zu finden und zu entwickeln. Kreativitätsworkshops und –Methoden sind v.a. durch das Thema Design Thinking hochaktuell. Für das klassische Brainstorming inkl. Erstellung der entsprechenden Mindmaps gibt es viele Tools. Hervorheben möchte ich an dieser Stelle XMind, welches in der kostenlosen Version bereits alles Wesentliche mitbringt.
XMind

Im weiteren Projektverlauf, egal ob klassisch oder agil, ist es fast immer notwendig, Ziel-Prozesse zu definieren bzw. zu modellieren. Ein sehr gutes Freeware-Tool ist der Camunda Modeler, welcher u.a. BPMN 2.0 versteht. Die Software ist intuitiv auch für Anfänger in dieser Materie sehr gut bedienbar.
Camunda

Im agilen Umfeld ist es das Ziel möglichst schnell User-Feedback für eine angedachte Lösung einzuholen. Für das Prototyping zur Erstellung von Wireframes oder Mockups lässt sich Pencil Project nutzen. Das Tool ist ebenfalls sehr einfach zu bedienen und unterstützt auch mobile GUI Shapes (Android, iOS).
Pencil Project

Zum Abschluss noch ein kleiner Tipp zur Unterstützung der Teamarbeit. Grundsätzlich haben sich die Werkzeuge von Atlassian (Jira, Confluence) mehr oder weniger als Quasi-Standard für Ticketsystem, Backlog, Collaboration etabliert. Falls man eine Alternative benötigt, lohnt sich ein Blick auf Trello. Trello ist eine Cloudlösung, sieht cool aus (macht Spass) und unterstützt alle gängigen Endgeräte durch spezielle Apps.
Trello

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In der agilen Welt nach Scrum gibt es offiziell nur die Rollen Product Owner, Scrum Master und das Team. Ein klassischer Projektleiter ist nicht vorgesehen und auch nicht notwendig. Warum gibt es in der Praxis dennoch oft einen Projektleiter in agilen Projekten?
Es kommt darauf an, wie stark das Unternehmen nach einer agilen Organisation ausgerichtet ist. Das hängt sicher von der Größe, Historie und Branche ab. In klassischen Unternehmen, die agile Arbeitsweisen gestartet haben, gibt es neben agilen Projekten noch viele parallele „Wasserfall-Projekte“. Bei diesen Rahmenbedingungen kann es durchaus Sinn machen, dass es einen übergeordneten Projektleiter oder Projektkoordinator gibt. Die Aufgaben des Projektleiters unterscheiden sich allerdings von denjenigen aus traditionellen Projekten. Viele Tätigkeiten werden vom Product Owner (z.B. Stakeholder-Management) und vom Scrum Master (z.B. Organisation Entwicklung) übernommen.
Was ist also die Aufgabe? In gewachsenen Organisationsstrukturen ist es meistens nicht möglich, agilen Projekten ein autarkes interdisziplinäres Team zur Verfügung zu stellen. Es ergeben sich Abhängigkeiten in die Organisation, die den Projektfortschritt beeinflussen. Insbesondere Querschnitts-Funktionen wie Architektur/Infrastruktur, Qualitätssicherung, Betriebsübergabe werden oft in einer Linienfunktion verantwortet und müssen von allen Projekten berücksichtigt und eingeplant werden. Hier ist klassische Kapazitätsplanung bzw. Ressourcen-Steuerung notwendig, welche in Einklang mit der Sprint-Planung zu bringen ist. Hier kann die Verantwortung eines separaten Projektkoordinators liegen, diese Schnittstellenfunktion in die Organisation wahrzunehmen, um mit seinen Projektleiter-Kollegen einen insgesamt reibungsarmen Projektbetrieb im Unternehmen zu gewährleisten.
Generell sollte allerdings darauf geachtet werden, dass nicht zu viele Projekte parallel geplant werden. Es ist immer von Vorteil, seriell auf Basis der vorhandenen Kapazitäten aus den betroffenen Abteilungen bzw. der bekannten Engpässe zu planen.

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